Konferencer kræver synlig struktur
Registrering, navneskilte, garderobe, kaffe, breakout rooms og frokostpauser skal glide uden at gæsterne mærker koordineringen bag.
Det kræver personale, der både kan være imødekommende og præcise. De skal kunne svare på praktiske spørgsmål og samtidig holde tidsplanen.
Opdel dagen i kontaktpunkter
De vigtigste bemandingspunkter er typisk ankomst, første pause, frokost, eftermiddagspause og afslutning. Hvert punkt har sit eget tempo.
Når vi planlægger konferencepersonale, kigger vi derfor på programmet og ikke kun på antallet af deltagere.
- Værter ved ankomst
- Personale til kaffe og buffet
- Garderobe og gæsteflow
Internationale deltagere kræver sprog og ro
Mange konferencer i København har engelsktalende gæster. Her bør personale kunne kommunikere klart på engelsk og forklare venue, program og praktiske detaljer.
Et godt konferencehold skaber ro i rummet, så arrangøren kan fokusere på indholdet.